#7 Slik skaper du deg tid

Slik skaper du deg mer tid

Slik blir du mer effektiv i 2017

Noen ganger føler vi oss helt ineffektiv, vi skulle ha gjort så mye mer, men det var så lite vi rakk – kjenner du deg igjen?

Har du lurt på hva som er årsaken? Vi kjenner alle en person som er superflink. Han eller hun får pensum lest, og oppgaver gjort, lenge før vi andre har åpnet boken.

Har de som er effektive mer tid enn oss andre? Nei det er jo klart. Men hvordan får de til så mye da?

Noen kjennetegn som går igjen hos de som er supereffektive

1. De unngår multitasking

Mange tror at det å gjøre mange ting på en gang gjør deg mer effektiv. Det viser seg at de fleste av oss ikke klarer å fokusere effektivt på mer én en ting av gangen. Fokuserer du på flere ting så blir ofte resultatet dårligere enn om du hadde fokusert helt på den ene tingen.

Med andre ord, skal du gjøre ferdig noe viktig, skru av Facebook, Tvèn osv. Fokuser heller på oppgaven og ta deg en pause når du skal se på sosiale media eller mail.

2. Delegerer arbeidet til de rette personene

Ofte tar vi på oss flere oppgaver enn vi kan klare. Effektive mennesker er flinke til å finne ut HVOR MYE de kan gjøre på den tiden de har til rådighet.

Skal du jobbe i grupper, så finn ut hvilen oppgave du er best på, og hvordan de andre kan gjøre sin rolle på best mulig måte. Slik kan du fokusere på det du er flinkest til og bli ferdig på kortere tid enn du ville gjort med en oppgave som passet bedre til de andre.

Det samme prinsippet gjelder også på en arbeidsplass, noen er gode til IT løsninger, noen er flinke med mennesker og noen er de mest kreative. Sett rett person på rett oppgave. Alle er ikke gode på alt 🙂

3. Bruker god kommunikasjonsteknikk

Har du sendt mailer som har blitt misforstått? Eller har du slurvet når du har gitt beskjed når noe skal gjøres, så ender det opp med at det hadde vært raskere å gjøre jobben selv? Dette har hendt meg mange ganger! Klar tale sparer deg for masse unødvendig tid og ergrelser. Skriver du en epost når du har dårlig tid, blir det lett misforståelser. Det ender kanskje opp med at du må bruke masse tid på ekstra forklaringer. Så løsningen her blir å forberede deg mer FØR du sender det fra deg. Finn ut hvordan du kan si ting på den enkleste måten.

4. Har en strukturert arbeidsplan, bruker kalender

Vi har bedre programvare og teknologi i dag en noen gang før. Men fremdeles strever vi med å planlegge tiden vår og få det unna det som står på arbeidsplanen vår. Finn fram kalenderen og list opp hva du MÅ ha gjort denne uken og for hver dag. De fleste har jo en hektisk hverdag, både privat og på jobb. Men HUSK! DET SOM IKKE STÅR I KALENDEREN BLIR IKKE GJORT!

5. De vet hvor tingene ligger

Ja tenk at noe så enkelt som å vite hvor tingene ligger kan gjøre deg mer effektiv. Har du brukt tid på å lete etter hus nøkkelen, lommeboka eller mobilen rett før du skal avgårde? Det har ihvertfall jeg gjort. Hvis du tenker på hvor mange ganger dette har skjedd i løpet av et år, så burde det være nok til at vi bør bli flinkere til å organisere våre TING bedre.

Så nøkkelen (;) her blir å ha et fast sted til tingene dine. Du er ikke manisk selv om eiendelene har sin faste plass. Du sparer derimot masse tid 🙂

 

Slik skaper du deg mer tid i 2017

6. Tidsramme for hvert prosjekt

Vi klarer bare å konsentrere oss ca 45 min av gangen. Effektive mennesker setter av tid til arbeid og til hvile. Sett opp antall oppgaver pr dag og hvor lang tid du skal bruke på hver oppgave. Hver oppgave gjøres ferdig før man begynner på en ny.

Har du hørt om loggføring av tid? En god ide er å loggføre tiden du bruker på prosjektene dine. I løpet av en uke vet du mye mer om hva som tar tid og du vil neste gang bruke mye mindre tid men med bedre resultat.

7. De tar seg tid til pauser

Nedprioriterer du søvn og pauser, blir du også mer ineffektiv. Effektive mennesker prioriterer nok søvn og tid til andre aktiviteter på fritiden. Dette fører til at de presterer bedre på arbeid.

Det er lett å overvurdere seg selv her. Ikke gjør det. Det er lett å love for mye og overvurdere seg selv men det kan straffe seg over tid. Så ta deg tid til PAUSER.

8. De planlegger effektivt

Akkurat som  vi var inne på i punkt 4 med en effektiv arbeidsliste, så er det like viktig å planlegge selve gjennomføringen av oppgaven.

Effektive mennesker legger en slagplan over hvordan de skal planlegge, utføre og levere et prosjekt. Skal du arbeide i sammen med andre kan en plan over hvordan dere skal fullføre de enkelte delene og når de skal være ferdige være en god idé. Dette kan være uvant i starten men kan være til hjelp for deg når du skal delegere oppgaver, slik at oppgavene kan utføres på kortere tid.

9. Finn kjernetiden din

Når på døgnet er du mest effektiv? Jeg personlig liker å få det viktigste unna først på morgenen. For noen passer det men for andre passer det sent på kvelden. Finn ut når du er mest opplagt og bruk denne tiden til å løse de viktigste oppgavene.

10. Prioriter og si nei

Finn ut hva du vil og hvilke verdier som er viktigst for deg. Dermed blir det enklere å prioritere. Oppgaver du ikke har tid til i dag, kan du gjøre i morgen eller delegere bort til andre. I tillegg er det viktig å kunne si nei for å få mer tid til det du vil. Er du et JA menneske så er dette virkelig vanskelig. Øv deg da på å si NEI flere ganger om dagen. Ikke få dårlig samvittighet for å si nei til noe som ikke tar deg til målet ditt. Alle har sin plan og agenda. Viktig å vite hva som  er viktigst for deg.

11. Alt trenger ikke å være perfekt

Bestem deg i forkant hvor mye tid du skal bruke på en arbeidsoppgave eller et møte. Kanskje blir det ikke som du hadde tenkt, men det er helt greit. Finn ut hva som er godt nok, -alt trenger ikke å være perfekt. Kanskje du da aldri blir ferdig. Godt nok er god nok!

 

En ting jeg har lært er at det er viktig å ha mål og legge planer for å nå de målene. Jeg lager vanligvis en plan for et år av gangen men de bryter jeg ned til kvartalsvise mål og så bryter jeg det helt ned til ukes mål. Det er viktig å lage seg ukesmål. De fleste av oss er gode på å lage seg årsmål men det som er vanskelig er å komme helt ned på det konkrete plan. Hva, skal skje, når og hvordan?

Jeg har laget et arbeidsark du kan laste ned her som vil hjelpe deg til å bli superfokusert på ukene og ikke bare året. Slik blir også du mer effektiv og kan nå dine mål i år.

 

Hvis du er klar for å bli mer effektiv i det nye året, klikk her for å laste ned mitt arbeidsark og jeg vedder på at du blir like hekta som jeg er!

 

xx Monica Norum

 

 

 

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *